۸ اشتباه رایج درباره مدیرت زمان

/, مقالات/۸ اشتباه رایج درباره مدیرت زمان

۸ اشتباه رایج درباره مدیرت زمان

چقدر زمانتان را مدیریت می‌کنید؟

شاید شما هم مثل بسیاری از مردم پاسختان امیدوارکننده نباشد!

خیلی از افراد به خاطر انجام کارهای سخت و زیاد احساس غرور می‌کنند. آن‌ها مشکلات و بحران‌های زیادی را با استرس بالا سپری می‌کنند و از مشکلی به مشکل دیگر می روند. درواقع همیشه تحت‌فشار و اضطرار هستند و هیچ‌گاه فرصت استراحت و فکر کردن درباره زندگیشان را ندارند.

ما فکر می‌کنیم که می‌توانیم زمانمان را مدیریت کنیم! اما این کار آسانی نیست!

اگر ما بتوانیم زمانمان را مدیریت کنیم باید استرس کمتری داشته باشیم، باید راندمان بالاتری ایجاد کنیم. نتیجه مدیریت زمان انجام کارهای کمتر، کسب درآمد و موفقیت بیشتر و درنهایت شادی و سلامتی است.

در این مقاله به ۸ اشتباه رایج درباره مدیریت زمان می‌پردازیم و در پایان به یک نکته جالب‌ خواهیم رسید:

 

۱-داشتن لیست انجام کارها!

مدیریت زمان و لیست انجام کارها

شاید برای شما هم پیش‌آمده که یک کار بسیار مهم را انجام نداده باشید یا فراموش کرده‌اید که قسمت مهمی از کار را انجام دهید، اگر این‌چنین است شما نباید از لیست انجام کارها برای نوشتن کارهای مهم استفاده کنید! درواقع لیست انجام کارها موجب می‌شود شما کارهایی که مهم نیست را انجام دهید و کارهای اصلی باقی بمانند.

وقتی شما یک لیست تهیه می‌کنید خود را موظف به انجام آن می‌دانید، این دیدگاه موجب خواهد شد برای تیک زدن آن‌ها اقدام کنید. چون هیچ برآورد دقیقی از زمان و شرایط انجام کارها در زمان اجرا نداریم همیشه از برنامه عقب می‌مانیم و معمولاً کارهای کم‌اهمیت را تمام می‌کنیم!

در ادامه آن لیست را به صفحه جدیدی منتقل می‌کنیم و به همین شکل مدت‌های طولانی کارهای مهم به‌صورت انجام‌نشده سر جایشان هستند و کارهای کوچک انجام می‌شوند. درواقع مغز ما همیشه دنبال حواشی است و این بازی را دوست دارد!

۲-نداشتن اولویت

مدیریت زمان و اولویت بندی

اگر شما اولویتی نداشته باشید مثل یک فرد مست هستید که در یک‌شب بارانی می‌خواهد کلید را از جیبش بیرون بیاورد و در خانه را باز کند!

نداشتن اولویت شمارا درگیر کارهای روزمره کم‌اهمیت می‌کند و مدام در حال انجام کارهای اضطراری می‌شوید، کارهای اضطراری شمارا دچار استرس کرده و تمرکز را از شما می‌گیرد و بازهم نمی‌توانید فکر کنید.

اما مشخص کردن اولویت همیشه کار آسانی نیست. درواقع مشخص کردن اولویت مهم‌ترین کار یک فرد موفق است!

یک روش ساده پرسیدن این سؤال است که: مهم‌ترین کاری که اکنون می‌توانم انجام دهم که بیشترین تأثیر را در زندگی‌ام دارد چیست؟

شاید در دفعات اول پرسیدن این سؤال پاسخ امیدوارکننده‌ای نداشته باشد اما پرسیدن مداوم این سؤال پاسخ‌های راهگشایی برایتان خواهد داشت.

 

۳-نداشتن مدیریت تمرکز!

مدیریت زمان و تمرکز

جلوگیری از حواس‌پرتی و تمرکز بر انجام کار یکی دیگر از کلیدهای موفقیت است. زمانی که شما غرق انجام کاری هستید که دوست دارید و به آن علاقه‌مند هستید، حواس‌پرتی وجود ندارد اما زمانی که کارهای دیگری که خیلی دوست ندارید انجام می‌دهید غالباً حواستان پرت می‌شود و فکرتان هزار جا می‌رود. در آزمایش‌ها مشخص‌شده گاهی افراد با یک فکر مخالف تا ۲ ساعت حواسشان پرت می‌شود! و از کار اصلی دور می‌شوند.

مسئله مهم این است که بازگشت به انجام کار بسیار سخت و حتی گاهی غیرممکن است.

پس مدیریت تمرکز بسیار مهم است و باید یاد بگیرید چگونه تمرکزتان را مدیریت کنید.

 

۴-تعویق و عقب انداختن کارها

مدیریت زمان و اهمال کاری و عقب انداختن کارها

عقب انداختن کارها یکی از رایج‌ترین دلایل انجام نشدن کارهاست. وقتی کاری را که الآن باید انجام دهید عقب می‌اندازید احساس گناه و بی‌ارزشی می‌کنید و برعکس زمانی که کاری را بلافاصله شروع می‌کنید احساس رضایت و ارزشمندی دارید.

این مشکل ازآنجا ناشی می‌شود که مغز انسان تمایل به حفظ شرایط موجود دارد. ازآنجاکه انجام هرکاری نیاز به تغییر وضعیت دارد مغز به شیوه‌های مختلف شمارا در شرایط فعلی نگه می‌دارد!

اگر شما این چرخه را متوقف نکنید مغز شما بخش اقدام را غیرفعال می‌کند و دچار نوعی فلج ذهنی می‌شوید.

برای حل این مشکل باید تمرین کنید کارها را بلافاصله انجام دهید و به یک اقدام کننده فوری تبدیل شوید! مثلاً اگر میزتان نامرتب شده همان لحظه مرتب کنید یا اگر لیوان کثیف است همان لحظه بشویید. از اقدامات کوچک شروع کنید تا کم‌کم اقدامات بزرگ برایتان راحت شوند.

خانم مل رابینز در کتاب قانون ۵ ثانیه اشاره می‌کند که مغز ما ۵ ثانیه نیاز دارد تا برای انجام کاری تصمیم‌گیری کند و اگر شما قبل از آن اقدام کنید کار تمام است!

 

۵-حذف گزینه‌های اضافه

مدیریت زمان و حذف گزینه ها

اگر شما گزینه‌های اضافه را حذف نکنید درواقع هیچ گزینه‌ای ندارید !

طبق مطالعاتی که توسط موسسه فرانکلین کوی انجام شد اگر ۲-۳ اولویت‌دارید، ۲-۳ کار را انجام می‌دهید. اگر ۴ تا ۱۰ اولویت‌دارید، شما فقط ۱ یا ۲ اولویت را کامل خواهید کرد و اگر بیش از ۱۰ اولویت‌دارید، هیچ‌کدام را کامل نخواهید کرد!

اقدامات بی‌شمار در کارهای بسیار به بن‌بست می‌رسد. بنابراین باید گزینه‌های اضافه را حذف کنید. این موضوع کار آسانی نیست اما می‌توانید با کنار گذاشتن لیست روزانه و کم کردن کارها به نهایتاً ۳ کار معجزه گزینه‌های کمتر را تجربه کنید.

ناپلئون شیوه جالبی برای پاسخ به نامه‌ها داشت او چند هفته در پاسخگویی تعلل می‌کرد و زمانی که نامه‌ها را می‌دید بسیاری از آن‌ها نیازی به پاسخ دادن نداشتند.

 

۶-مشغول بودن دائمی

مدیریت زمان و مشغله کاری

بعضی افراد دوست دارند دائماً مشغول باشند و همیشه کاری انجام دهند. اعتیاد به کار به معنای مؤثر بودن نیست و تنها استرس شمارا زیاد می‌کند.

در فیزیک اصل معروفی داریم به نام عدم قطعیت. عدم قطعیت می‌گوید هیچ‌چیز در جهان قطعی نیست. مثال جالب در این زمینه عکاسی تز یک پشه در حال پرواز است! اگر شما از پشه‌ای که در حال پرواز است عکسی با سرعت شاتر بالا تهیه کنید نتیجه عکس یک پشه است که ظاهراً بالهای آن بی‌حرکت است! در حالیکه این‌گونه نبوده است یعنی پشه در حال پرواز بوده. حال اگر سرعت شاتر را کم کنیم بالهای تار می‌شوند در حالیکه دقت کم شده است. پس دقت هر کمیت باعث کم شدن دقت کمیت دیگر می‌شود!

درواقع این چیزی است که ما در زندگی باید به آن توجه کنیم! قطعیت در زندگی وجود ندارد اگر فکر می‌کنید کار کردن و تلاش فراوان شمارا به یک نقطه خوشبختی و رهایی می‌رساند اشتباه می‌کنید. اگر سخت کارکنید تا ثروتمند شوید چیزهای دیگر در زندگی‌تان کم‌رنگ می‌شوند.

پس‌سرعت را کم کنید، گزینه‌هایتان را کاهش دهید و تمرکزتان را مدیریت کنید تا از زندگی لذت بیشتری ببرید.

 

۷-ایده آل گرایی

ایده آل گرایی و مدیریت زمان

اگر فکر می‌کنید که هیچ‌وقت نباید شکست بخورید مریض می‌شوید! درواقع شکست یک مکانیسم برای یادگیری و پیشرفت شماست. بچه‌ها چگونه راه رفتن را می‌آموزند؟ آن‌ها با شکست و اصلاح اشتباهات موفق به راه رفتن می‌شوند.

درواقع تمام کسانی که می‌گویند شکست نخورده‌اند همه واقعیت را  به ما نمی گویند! دلیل آن‌هم ساده است. افراد معمولاً مسیر را از یاد می‌برند و نتایج را به شما می‌گویند. درواقع یک سواره نمی‌تواند به درستی یک فرد پیاده را راهنمایی کند.

پس ایده آل گرایی را کنار بگذارید. کارها را با وجود ترس از شکست انجام دهید، و استراحت و لذت بردن از زندگی را فراموش نکنید.

 

۸-زمان‌بندی کارها!

اگر بدون شناخت خود، کارها را زمان‌بندی کنید شکست می‌خورید ممکن است شما از یک برنامه زمان‌بندی تقلید کنید که دیگران طراحی کرده‌اند. این شیوه یا نتیجه نمی‌دهد یا با فشار روحی و سختی همراه خواهد بود.

هر فردی روحیات و ویژگی‌های منحصربه‌فرد دارد. شما باید سبک خودتان را پیدا کنید. باید ببینید چه زمان‌هایی برایتان مناسب است. چه زمان‌هایی راندمان بالاتری دارید. مثلاً شاید شب بهتر کارکنید یا صبح زود بهره‌وری بیشتری داشته باشید.

جیمز کامرون کارگردان فیلم‌های تایتانیک و آواتار (دو فیلم پرفروش تاریخ سینمای جهان) می‌گوید من شب‌ها فیلم‌نامه‌هایم را می‌نویسم و روزها استراحت می‌کنم. درواقع او شب‌ها راندمان بسیار بالایی داشته.

در این مقاله ۷ اشتباه رایج در مورد مدیریت زمان را مرور کردیم، نکته مهم این است که مدیریت زمان مهم نیست چیزی که مهم است مدیریت خودتان است. درواقع اگر شما خودتان را مدیریت کنید زمانتان هم مدیریت می‌شود!

 

 

توسط | ۱۳۹۸/۴/۱۴ ۹:۱۶:۵۷ تیر ۱۴ام, ۱۳۹۸|مدیریت زمان, مقالات|بدون ديدگاه

در باره نویسنده :

ثبت ديدگاه

مقالات پرطرفدار

مقالات پرطرفدار