نویسنده:آن لاتهن
ترجمه از: مصطفی علیزاده
دو جمله معروف هست که افراد عادی زیاد استفاده می‌کنند: “کارها خیلی زیاده” و “بعداً انجامش می‌دم”
بیش از شش راه برای مدیریت انجام کارها وجود دارد که ۹۰ درصد مردم فقط یکی از آن‌ها را می‌دانند!
در روزگار امروز که حجم کارها و پیچیدگی انجام وظایف هرروز بیشتر می‌شود مدیریت زمان و تکنیک های آن برای انجام کارها به یکی از مهم‌ترین نیاز افراد تبدیل‌شده است.
خانم آن لاتهن کارشناس مدیریت استراتژیک و مشاور برنامه‌ریزی که مهارتهای مدیریت زمان را هم آموزش می‌دهد در این مقاله مدیریت زمان هشت راز مهم که فقط افراد موفق و باهوش آن‌ها را می‌دانند را برای شما فاش می‌کند:
این موارد خیلی جالب و جسورانه بودند و حتی برخی از آن‌ها را تابه‌حال جایی نخوانده بودم. برایم بسیار جالب بود که کسی این‌چنین بی‌پرده سخن بگوید، و بسیاری از تکنیک‌های مدیریت زمان را زیر سؤال ببرد!، ایشان نگاه جدیدی به مهارتهای مدیریت زمان‌دارند و مطمئن هستم این نگاه جدید برای شما هم جذاب خواهد بود در ادامه این موارد را می‌خوانیم:
۱-شما نمی‌توانید زمان را مدیریت کنید، فقط می‌توانید خودتان را مدیریت کنید!
مدیریت خود قبل از مدیریت زمان
۲۴ ساعت در روز وجود دارد و شما نمی‌توانید آن را تغییر دهید، تا زمانی که شما بر روی مدیریت زمان تمرکز کنید و در جستجو برای ساختن سیستم‌های مدیریت کارها، لیست‌ها و ابزارهای این‌گونه هستید مسئله واقعی را نادیده می‌گیرید: نحوه مدیریت خودتان.
اصول مدیریت زمان و مهارتهای آن مهم هستند اما قبل از آن شما باید بتوانید خودتان را مدیریت کنید. باور کنید اگر شما نتوانید ابتدا خودتان را مدیریت کنید هیچ تکنیک مدیریت زمان دیگری مشکلتان را حل نمی‌کند.
۲-“کارها خیلی زیاده” و “بعداً انجامش می‌دم” جملاتی هستند که توسط افراد عادی زیاد گفته می‌شوند:
کارهای خیلی زیاد و مدیریت زمان
هر بار که این کلمات را تکرار می‌کنید، خودتان را در تله‌ای می‌اندازید و شرایط را فراتر از کنترل خودتان تصور می‌کنید، در این شرایط فکر می‌کنید که وضعیت فعلی به شما تحمیل‌شده و احساس ضعف می‌کنید، قدرت ابتکار عمل و خلاقیت درونی شما از بین می‌رود. منتظر می‌مانید که کسی از راه برسد و کار را برای شما آسان کند.
ولی باور کنید هیچ کاری خارج از توانایی شما نیست، باید بدانید زمان محدود است و بهانه آوردن کافی است .
۳-اگر اولویت‌های زیادی دارید یعنی هیچ اولویتی ندارید!
شاید در تعریف مدیریت زمان کمتر به این موضوع اشاره‌شده باشد و تعجب کنید اما شما نمی‌توانید اولویت‌های زیادی داشته باشید.
اصول رایج مدیریت زمان می‌گویند کارهای شما بر اساس اهدافتان مشخص می‌شود اما به‌سادگی به شما می‌گویم که اولویت‌های شما آن‌هایی هستند که قبل از هر کار دیگری باید به آن‌ها رسیدگی کنید و بعد سایر کارها را انجام دهید.
اگر شما اولویت‌های زیادی دارید، در حقیقت هیچ اولویتی ندارید. شما همیشه و در هرلحظه باید اولویت‌های اصلی خود را بدانید و در راستای تحقق آن‌ها گام بردارید.
۴-اگر اولویت‌های زیادی دارید کارهای کمتری را تمام خواهید کرد!
طبق مطالعاتی که توسط موسسه فرانکلین کوی (این موسسه معتبر تحقیقات گسترده‌ای در حوزه رهبری، مدیریت زمان و برنامه‌ریزی به عمل‌آورده) انجام شد اگر ۲-۳ اولویت‌دارید، ۲-۳ کار را انجام می‌دهید. اگر ۴ تا ۱۰ اولویت‌دارید، شما فقط ۱ یا ۲ اولویت را کامل خواهید کرد و اگر بیش از ۱۰ اولویت‌دارید، هیچ‌کدام را کامل نخواهید کرد!
این موضوع اثبات‌شده و کاملاً درست است. واقعیت این است موارد بیشتر در فهرست کارهای شما، زمان بیشتری را صرف تمرکز، هماهنگی و مدیریت در انجام کارها ، پریدن از کاری به کار دیگر، و درنهایت احساس عجز و ناتوانی و بعد توقف برایتان در بر خواهد داشت.
۵-داشتن فهرست انجام کارها راندمان شمارا کم می‌کند!
مدیریت زمان و فهرست انجام کارها
درباره تکنیک‌های مدیریت زمان همیشه به ما گفته‌شده که برای انجام کارها باید لیست کارهای روزانه داشته باشیم، این کار ظاهراً امری ضروری و عاقلانه است.
اینکه شما بدانید که چه‌کارهایی را باید در طی روز انجام دهید خوب است اما خود تمرکز بر اجرای این برنامه گاهی شمارا دچار خطای روزمرگی می‌کند، فراموش می‌کنید که چه اولویتی داشته‌اید و اصلاً هدفتان چه بوده است.
من از شما می‌خواهم که تمام لیست‌های کارهای روزانه خود را کنار هم بگذارید سپس سعی کنید زمان موردنیاز برای انجام تمام آن‌ها را برآورد کنید. چقدر زمان برای انجام آن کارها کمتر می‌شود! چقدر تمرکز و راندمان شما بالاتر می‌رود!
زمان‌هایی که از مجموع کل زمان پیش‌بینی‌شده شما برای انجام تک‌تک کارها کم خواهد شد چقدر است؟حتی اگر زمان کمی صرفه‌جویی شود، قبول کنید که سریع‌تر و متمرکزتر از همیشه خواهید شد، من شرط می‌بندم که بیش از یک ساعت در روز صرفه‌جویی خواهد شد!
نمی‌خواهم بگویم که برنامه نداشته باشید اما تمرکزتان را بر اولویت‌ها بگذارید. فراموش نکنید که شما قرار نیست برنامه روزانه انجام دهید! شما قرار است به اهدافتان برسید. وقتی شما اولویت محور شوید برنامه روزانه ابزار شما خواهد بود نه اولویت شما.
۶-لیست کارهای شما ناقص است!
مدیریت زمان و لیست کارهای ناقص
نه‌تنها لیست کارهای روزانه راندمان شمارا کم می‌کند، بلکه ناقص هم هست!
کمی در مورد لیست کارهای روزانه فکر کنید آیا شما وقت کافی برای جلسات، ایمیل‌ها و تماس‌های تلفنی گنجانده‌اید؟ آیا زمان کافی برای پرسش از مشتریان یا کارکنان؟ زمان لازم برای خواب، غذا خوردن، ورزش، استراحت، و تماس با خانواده پیش‌بینی کرده‌اید؟
آیا می‌توانید زمان لازم برای مواقع توقف احتمالی کارها را پیش‌بینی کنید مثلاً زمانی که برق قطع‌شده یا یک میهمان ناخوانده دارید یا دستگاهتان خراب‌شده و مواردی ازاین‌دست .
باید قبول کنیم که برنامه روزانه ما یک برنامه احتمالی است و ما نمی‌توانیم برآورد دقیقی برای تمام‌روز داشته باشیم، اگر به این موضوع اصرار کنیم که برای تک‌تک ساعت‌ها برنامه دقیقی داشته باشیم استرس ما را دربرمی گیرد و بهره‌وری کاهش می‌یابد.
بازهم یادآوری می‌کنم که برنامه روزانه فقط ابزاری برای تحقق اولویت‌هاست نه خود اولویت!
۷-وقت آن رسیده که قبول کنید همه‌چیز را نمی‌توانید تمام کنید!
این‌یکی از جالب‌ترین موارد درباره مدیریت زمان است که ظاهراً هیچ ربطی به آن ندارد!
تا زمانی که باور داشته باشید می‌توانید یا نیاز دارید همه کارها را تمام کنید، ناامید شده و بهره‌وری‌تان کم خواهد شد!
باور کنید که خیلی از کارها را نمی‌توان تمام کرد، یا حداقل الآن نمی‌توان به اتمام رساند، تا زمانی که این موضوع را نپذیرید نمی‌توانید تصمیم‌های سخت بگیرید، نمی‌توانید ریسک کنید چون نمی‌خواهید شکست بخورید!
افراد موفق و باهوش همیشه احتمال شکست در انجام کارها را در نظر می‌گیرند، مهم نیست دلیل آنچه باشد، مهم این است که شما فقط به این دلیل که همیشه کارها باید انجام شوند متوقف نمی‌شوید. آن کار را رها می‌کنید و می‌روید سراغ اولویت بعدی.
۸-شش راه وجود دارد که شما بتوانید کارهای بیشتری انجام دهید اما بیشتر افراد فقط از راه ششم که کار نمی‌کند استفاده می‌کنند!
در اینجا شش راه برای مقابله با انجام کارهای زیاد ارائه‌شده است پنج روش اول مؤثر و کارآمد هستند ولی متأسفانه اکثر مردم سراغ روش ششم می‌روند!
۱- کارهای بیشتری انجام دهید!
البته این گزینه صرفاً می‌تواند یک آرزو باشد! مگر اینکه شما بتوانید از روش‌های جدید و سریع در انجام کارها که تفاوت چشمگیری ایجاد کند استفاده کنید. در این صورت شما زمان بیشتری صرف نخواهید کرد فقط سعی می‌کنید سریع‌تر و منظم‌تر رفتار کنید و خروجی بیشتری داشته باشید.
برای مثال تکنیک سری کاری (انجام کارهای مشابه در یک‌زمان) باعث می‌شود شما در همان مدت‌زمان قبلی خروجی بیشتری داشته باشید.
۲-عقب‌نشینی – بعضی کارها را می‌توان عقب انداخت، آن‌ها را به تأخیر می‌اندازید!
انجام بعضی کارها را می‌توانید به زمان دیگری موکول کنید، گاهی انجام بعضی کارها در شرایط فعلی انجام مابقی کارها را مختل می‌کند. در این مورد آرمان‌گرا نباشید که حتماً و به هر قیمتی کار باید انجام شود.
مثلاً اگر یک کار بانکی در برنامه دارید و جای پارک پیدا نمی‌کنید و مشکلی ایجاد نمی‌شود آن را به زمان دیگری موکول کنید، زمان شما ارزش بیشتری دارد.
۳- حذف موارد غیرضروری- حذف موارد غیرضروری به نظر افراد کمال‌گرا چیز بدی به نظر می‌رسد ، اما واقعاً این‌گونه نیست.
لازم نیست همه‌چیز عالی و کامل باشد من به‌عنوان یک مهندس نرم‌افزار کمال‌گرا به چیزی که می‌گویم اطمینان دارم.
اینکه مهندسان می‌توانند محصولاتی با ویژگی‌های عالی ایجاد کنند و ازنظر خودشان خیلی عالی است به این معنی نیست که مشتریان آن‌ها هم از آن ویژگی‌های به‌ظاهر عالی خوششان بیاید.
قبل از شروع هر کاری، همیشه این سؤال را از خود بپرسید: “چقدر خوب است؟” این آخرین راه‌حلی است که معمولاً برای هیچ‌کس قابل‌تشخیص نیست، ولی این راه‌حل بی‌نظیر نزد خودتان است!
۴-نادیده گرفتن
برخی از کارها انجام نمی‌شوند! به همین سادگی. فقط زمان، تمرکز و انگیزه شمارا تباه می‌کنند.
مثلاً شما سال‌هاست که دوست دارید گیتار یاد بگیرید و هرسال هم در برنامه خود ذکر می‌کنید اما ۱۰ سال گذشته و هنوز هم سراغ آن نرفته‌اید.
دلایل مختلفی هست که مانع از انجام برخی کارها می‌شود مثل:
عدم انطباق ذهنی، نداشتن هماهنگی درونی، عادت‌های قدیمی، نداشتن علاقه درونی (هرچند ظاهراً به آن علاقه داریم!) ، تفکرات ناخودآگاه منفی، و اهداف بلاتکلیف و نامحدود (اهدافی که هیچ نتیجه‌ای برای ذهن ما مشخص نمی‌کند) . هر چه هست چیزی در درون شما مانع از انجام آن کار می‌شود.
فهرستی از این کارها تهیه کنید و آن‌ها را حذف کنید، به همین سادگی! بعد ببینید چه نیروی عظیمی برای انجام سایر کارها آزاد می‌شود.
۵-واگذاری یا برون‌سپاری – افراد زیادی کارهای بیش‌ازحدی را اضافه بر توان خود انجام می‌دهند که هرگز نباید انجام دهند!
اگر شما نمی‌دانید چگونه به‌صورت اصولی و با اطمینان برخی از کارها را واگذار کنید، نیاز به مقداری آموزش و یادگیری دارید. اگر شما یک فرد حرفه‌ای در کنترل و مدیریت کارها هستید و به‌سادگی دوست ندارید کارهایتان را واگذار کنید یقین داشته باشید که مسیر را اشتباه می‌روید!
کارها را واگذار کنید. این‌یکی از مهم‌ترین کلیدهای پیشرفت است.
۶- بی‌توجهی به انتخاب یکی از موارد فوق!
این تنها گزینه بی‌اثر و شایع‌ترین روش برای مقابله با انجام کارهای بیشتر است. شما پنج گزینه خوب دارید، اما باید با یک تصمیم آگاهانه آن‌ها را انجام دهید.
چه اتفاقی می‌افتد وقتی گزینه ۶ را انتخاب می‌کنید؟ برخی از کارهایتان را نیمه‌تمام رها می‌کنید، همکاری‌هایتان متوقف می‌شود، ایده آل گرا و گرفتار باقی می‌مانید. اما مسئله اصلی این است که تمام این گرفتاری‌ها و مشکلات به‌صورت ناخودآگاه برایتان رخ می‌دهد چون حاضر نشده‌اید کمی فکر کنید!
سخن آخر :
هنگامی‌که شما موفق به مدیریت خود، ایجاد اولویت‌های بالا و تصمیم‌گیری‌های آگاهانه در مورد آنچه باید انجام دهید می‌شوید ولی اقدامی نمی‌کنید، استرس باورنکردنی به سراغتان می‌آید و نتایجتان چندان رضایت‌بخش نیست!
پس بیایید از هم‌اکنون شروع کنید و موارد زیر را انجام دهید:
بسیار عالی حرف نداره واقعا لذت میبرم